会議、報告会で“できる人”に見られる印象アップ術で上司の評価を変える

プレゼンの準備です。　資料をほどほど作成したら声を出して、プレゼンの練習をしてください。資料ができたとホッとせずに、まだ道半ばと思って説明の練習をしてください。資料５０点で、説明５０点です。

　聞く人は説明を聞くより先行して資料を見ていきます。能書きに興味がない人は、説明順でなくさっさと資料の先に目を配らしています。説明がたどたどしくて、モタモタ時間を費やしていると、説明にかまわずに質問を途中で浴びせてきます。　上位からの質問が来ると、結局中盤は飛ばして後半にある質問対応の資料の説明になって、バタバタになります。説明中は質問が途中で飛んでこないスピード感が必要です。

　プレゼンは聞く人の心に、印象に残るように説明したいです。説明は、いかに短く、ポイントを伝えるか、また、その人の興味に関することから話を伝えることです。脇道からの説明を多く入れると皆が退屈で、集中力が途中でなくなります。話の筋を一本にして、皆の関心ごとを中心に説明のストーリーを構成してください。長い時間を３０分長々説明するより、テレビのコマーシャルのように1分で短時間で話を伝えるイメージのほうが意外と良いです。

　プレゼンでインパクトを与えるには、やっていることを複数項目を並び立てて、欲張って報告するより、１項目に無理やり話しのストーリーをつなぎとめて説明するほうが、聞く人には頭に入りやすいです。

　　低コスト、品質向上、作業性、シンプルスリム化といろいろ並び立てても印象は意外と薄いものです。○○の技術をこのように、着眼して、開発に成功したからこの姿になる。一本道の話の内容で進むようにまとめきることが大切です。意外と技術を専門職としているエンジニア担当者は、実は・・・・　と思うところが多くて、いろいろ話始めると話が発散してしまったり、条件ばかり注釈を述べて逃げ道を作ったり、勇気がなくて歯切れが悪い回答を繰り返して、後に印象ものこらないことが多いので注意してください。

　一般的に聞く人は説明を聞くより先行して、資料の先に目を配らせます。　説明者は一番上位の前列の人の目を見て説明してください。自分の説明より目線が先に行くようなら、端追って説明を早めることです。興味のないページにモタモタ時間を費やしていると印象が良くないですし、聞いているトップの方はせっかちの方が多いですから、説明にかまわずに質問を途中で浴びせてきます。結局中盤は飛ばして質問対応のビラの説明になって、バタバタになります。聞いている人に途中で質問させないような、勢いとスピードが肝心です。

　　またパワーポイントを使って説明の時は、一枚ずつ説明が行われますが、これも聞いているトップの人が待ちきれなくなって自分の興味を質問してきます。パワーポイントの説明だと、いったいいつまで続くのか聞いている人がイライラします。そこでパワーポイントを説明する最初のページで説明項目の目次を紹介しておいて、今はここを説明していますので、もう少し黙って聞いてくださいと暗に訴えて途中の質問を控えさすことが大切です。トップが興味なさそうならページはどんどん端追って加速して説明した方がよいです。

  小さな成果でも、うまく説明すれば、聞いている人たちはすごいことをやっているなと感想を持ちます。はったり報告ですが、勢いがつくのは確かです。説明の中で『事例』を2～3ケースということがあります。しかし、実はその事例が全てか、またはオリンピック記録で、その他はほとんど行っていないことが意外と多いです。説明を聞く方は注意して聞くことです。その物件に集中的に工数とか金をつぎ込んで、成功したか、たまたま風がその方向に流れてきて成功したか、よく注意して聞くことです。　

　会社のトップや上層部に対して、定例的に報告会が開かれているような場合があります。この時の多少姑息に思われるかもしれない方法です。話のネタを全て出す切らずに進捗を80%ぐらいにして報告しておくということです。これはその報告会の中で、次の宿題が必ず出てきます。つまり報告会で100%の進捗を全て出し切っておくと話は先に向かっての宿題という形で出てきます。 次回の報告会が必ずやり遂げないといけないという逃げ道のない厳しいものになってくるということです。

　したがって要領のいい人は、本当は進捗はここまで行ってるんですけど、報告の中では今からこういう計画で進めみようと思っておりますという未来形の言い方で説明するわけです。すると1ヶ月後の報告会では必ず成果は出ていますし、その間には次の進捗の話を準備しておけばいいわけです。

　資料を作成するときは、第1に言いたいことを直感でストーリーを造ります。　第2に、それに合うデータを探します。同時にどんな表やグラフがわかりやすいか検討します。データをただまとめるのでなく、話に合うグラフを書くわけです。つまり、嘘をつくのでなく、強調するべきデータのみをわかりやすく前面に出てくるようなグラフにします。　第3に、一つのチャンピオンデータを代表例として、最前面に出して説明するわけです。多少、はったり気味多内容になることもありますが印象派強いです。

　作成する資料は、その資料がコピーされて、部署間、人の手を渉って行った時のことを考えておいてください。自分が直接説明する時は、資料の背景とか、裏にかくれているデーターをコメント、条件、特殊なケースとして補足しながら説明します。しかし、聞いた方々が資料だけ手にして自分の組織や、自分の上司に伝言するときのこと考えておいてください。伝言ゲームの様に、資料だけがコピーして一人歩きを始めると、資料内容のみが決定事項と理解されてしまいます。各組織で都合の良いデーターの身が協調されてしまいます。

　プレゼンの説明者にだれを持ってくるかの話です。　モノづくりの実担当者は内容をよく知っているので、技術的に心配な点が頭にどんどん浮かんできて、説明に歯切れが悪い状態があります。良心がとがめ、質問でつっこまれたときに、説明が言い訳がましくなったり、歯ぎれの悪い説明になるのです。

　プレゼンでは業務職や、あまり内容を知らない人に、この文章を説明してくださいといったほうが、胸を張って堂々と言い切るものです。聞いていて迫力もあり、勢いがあります。展示会の説明委員などがその事例です。